Система наблюдения исполнения поручений
Действенная система наблюдения выполнений поручений (Ковш) – это необходимая часть организации. Вне зависимости от того, введено ли в компании предназначенное управление, контроль поручений в том или другом виде есть совершенно всюду.
Даже Agile команды в условиях самой голубоватой холократии не в силах перед неотложными условиями пожарной инспекции, которые должны быть сделаны к 7 декабря. Команде поручается осуществить требования, доклад о совершении приложить. Компании очень принципиально контролировать, что требования сделаны или она обретет штраф.
Контроль разносится на задания операционные и стратегически важные. Операционные задания – это небольшие действия, которые должны быть выполнены отрядами.
Стратегически важные задания – наоборот, постановления с самого верха, к примеру, постановления гендиректора. Стратегически важные задания могут быть очень актуальны, поскольку это цели, которые ставит рынок, и ответ на которые должен быть получен быстро.
Другими словами нет времени начаться целый проект: если на рынок неожиданно вышел восточный соперник, необходимо оперативно подготовить ответ – снизить стоимость, пройти со свежим рекламной кампанией и т.п. Ответить сопернику необходимо сегодня, послезавтра будет рано.
Значительной частью системы исполнения поручений является очертание поручений для проектов. У проектов есть план-график или спринты, имеющие цели.
Все-таки, по плану регулярно проходят совещания и создаются какие-то цели вне главных работ. Трудные работы записываются в план-график. А для обычных действий, придавать которые в план труднее, чем их сделать, реализуется очертание управления заданиями. На задания выходит незначительный запас трудового источника.
Из практики, 90% поручений появляются не неожиданно: они появляются на свет в масштабах совещаний, где та или другая сторона принимает обещание что-нибудь сделать. Хорошо отработанный процесс постановки поручений должен внедряться в курс проведения совещаний, давая им автоматическую помощь и упрощая работу секретаря.
В масштабах отрядов в непроектной организации все цели работникам устанавливаются в фигуре поручений. Работник выполняет работу, цель которой поставлена управляющим. Срок и содержание данной работы и составляют сущность задания.
Механизмы постановки задач подвластным, в то же время, могут быть крайне различные, часто затейливые: вспоминаю госструктуру, в которой начальник опускался с собственного этажа, подступал к каждому работнику и сообщал, что ему сегодня делать. Ему не лень было разговаривать, терять на это до 2-ух часов. Или бывает наоборот – все идут «на ковер», где получают собственные цели. Вопрос в том, как и где эти цели принимать во внимание, чтобы ничего не потерять.
В современных реалиях определено, что самым лучшим средством наблюдения поручений внутри подразделения считаются различные варианты Kanban. Для случаев, когда цели отрядов не требуют доски, есть комфортные инструменты, которые позволяют закрыть очертание постановки поручений: к примеру, в системе ADVANTA инструменты элементарные и качественные – установил цель, утвердил итог.
В ADVANTA есть вероятность выстраивания системы наблюдения поручений: не обязательно опускаться и вопрошать исполнителя: «А как у тебя с исполнением того или другого постановления?» Система отправит форму ввода, где деятель поведает о нынешнем статусе цели. Начальник прочтет доклад, решится.
Задания гендиректора – это, в сути, обычные задания, лишь для их исполнения требуется ощутимо более важное отношение на всех уровнях управления. В случае, приведенном выше, если не осуществить задание гендиректора и не дать ответ сопернику, или не приготовиться к налоговой проверке, на заработную плату денежных средств может не хватить.
Сам механизм постановки и наблюдения поручений в ADVANTA такой же, как у поручений для отрядов: есть ряд действий, как поставить задание, поставить приоритет, и есть установленная очередность, как его контролировать.
Чтобы увеличить дисциплину исполнения поручений, конечные итоги могут быть завязаны на KPI отрядов и/или официальных лиц. Тот, кто не обусловлено просрочил задание гендиректора, угождает «на карандаш» в масштабах принятой системы мотивации.
В масштабах проекта создается что-нибудь свежее, по-другому это далеко не проект, а процесс. Для создания «новизны» задействуются разные заинтригованные стороны, между ними появляется большое количество договоренностей.
Чем новизна конечного продукта проекта выше, тем, практика показывает, больше договоренностей появляется. Так как тогда появляется больше неопределенности в раскладах к образованию итога. Все, что не удалось привнести в цели при планировании, подплывает как задание.
В конечном итоге контроль поручений становится более значительной целью управления планом, чем контроль плана-графика проекта: если договоренности участников предназначенной команды не будут сделаны в срок, гарантированно оборвется некая цель проекта. Вследствие этого задания контролируются в планах рядом с главным планом-графиком. В ADVANTA вероятно даже показывать воздействие задания на исполнение цели.
Любое заседание производит задания. Участники совещания планируют, чтобы о чем-нибудь условиться. Договоренности могут быть дух главных типов:
произведенные правила (не требуют действий);
цели для членов совещания.
Если в компании установлена ADVANTA, она сделает весь курс постановки поручений по результатам совещания действеннее: система может автоматом создавать протокол на основе внедренной повестки и показанных поручений.
Задания по протоколу автоматом зайдут в очертание наблюдения поручений и будут отслеживаться в масштабах всех перспектив системы – их не надо начинать раздельно в системе и для протокола.
В статье пересмотрены расклады ADVANTA к наблюдению поручений. Для повышения эффективности работы все эти расклады могут быть показаны в единственной системе, дающей все преимущества цифровых действий управления:
Задания устанавливаются в ADVANTA как едином источнике истины о существующих заданиях.
Контроль исполнения поручений проводится в масштабах цикла наблюдения исполнения, когда работники периодически отчитываются о итогах в электронной фигуре.
Доклад о совершении задания может содержать большое количество компонентов, включая фото/видео информацию, которые можно заводить в пути с мобильных телефонов.
Протоколы и прочие документы создаются автоматом: секретарь совещания и/или администратор проекта не теряет время на их подготовку.
Действенность и наука исполнения поручений работниками вводится на Дашборд (панель управления для руководителя).
Как каждая цифровая система, электронная on-line система наблюдения исполнения поручений (Ковш) позволит экономить очень много времени, сил и нервных окончаний участникам процесса.